Як організувати чек-ін за QR-кодами на події?
Оновлено: · AnyEventTool
Коротка відповідь
Видайте кожному гостю унікальний QR-квиток під час реєстрації чи купівлі, а на вході скануйте коди камерою телефона, яка звіряє кожен квиток із вашим списком. В AnyEventTool (AET) увімкніть QR-квитки у формі реєстрації: гості отримають квиток на сторінці та на email. На вході відкрийте aet.events/qr, натисніть «Увімкнути камеру» і скануйте без пауз. Це безкоштовно на будь-якому плані.
Ключові факти
- QR-квитки та сканер для чек-іну входять у AET Free ($0)
- Сканер працює в браузері телефона на aet.events/qr — нічого не треба встановлювати
- Безперервне сканування: колір, звук і вібрація для кожного результату
- П'ять результатів: дійсний і зареєстрований на вході, вже відсканований, не ця подія, не оплачений, повернений
- Читає і квитки з реєстрації, і куплені квитки на місця
- Сканувати можуть співадміни: 1 на івент на Free, до 10 на Pro
- Чек-ін можна скасувати; на екрані — лічильник сканувань за поточну сесію
Покроково
- 1Увімкніть QR-квитки
У розділі «Реєстрація та платна участь» увімкніть QR-квитки (квитки на місця завжди мають QR-коди).
- 2Додайте команду на вході
У режимі «Адміни» івенту додайте помічників як співадмінів за їхнім логіном AET.
- 3Протестуйте сканер
Відкрийте aet.events/qr на телефоні для входу, натисніть «Увімкнути камеру», відскануйте тестовий квиток і скасуйте чек-ін.
- 4Вивантажте запасний список
Перед відкриттям дверей вивантажте учасників в Excel про всяк випадок.
- 5Скануйте на вході
Тримайте камеру ввімкненою й орієнтуйтеся на колір, звук і вібрацію для кожного гостя.
- 6Перегляньте відвідуваність
Після події перевірте кількість сканувань і надішліть присутнім форму фідбеку.
Навіщо QR-чек-ін, якщо можна роздрукувати список?
Роздрукований список працює для 30 людей, яких ви знаєте в обличчя. Для більшої кількості QR-чек-ін розв'язує три проблеми:
- Швидкість. Сканування займає секунду-дві; пошук прізвища на папері — значно довше, і на момент старту утворюються черги.
- Дублікати й підробки. Кожен код можна зарахувати лише раз. Скриншот, пересланий другові, покаже «вже відскановано».
- Точний облік відвідуваності. Ви точно знаєте, хто прийшов, а це важливо для спонсорів, сертифікатів, звітів за грантами і планування наступної події.
На платних подіях сканер також виявляє неоплачені чи повернені квитки прямо на вході, а не згодом.
Як гості отримують QR-квитки?
В AET є два види квитків, і сканер читає обидва:
- Квитки з реєстрації. У розділі Реєстрація та платна участь увімкніть QR-квитки. Після реєстрації гість бачить кнопку «Показати квиток» на сторінці події та отримує квиток на email разом із PDF. Якщо ви приховуєте місце чи час до певного моменту (див. інструкцію про приховування локації), квиток показує, коли ця інформація стане доступною.
- Квитки на місця. У розділі Квитки на місця кожен куплений квиток надсилається окремим листом із власним QR, і для кожного є вебсторінка (посилання в листі) з QR, місцем, статусом і PDF.
- Анонімні учасники. Якщо ви дозволили реєстрацію без акаунта, QR-квиток можна надіслати у WhatsApp зі списку анонімних анкет і позначити «квиток надіслано».
Як підготувати вхід?
- Додайте команду на вході як співадмінів у режимі «Адміни» івенту (за логіном AET). Співадміни можуть редагувати сторінку, сканувати квитки й керувати продажами, але не можуть додавати інших адмінів. Free дозволяє 1 співадміна на івент, Pro — до 10.
- Протестуйте до відкриття дверей. Зареєструйтеся самі, відкрийте aet.events/qr на телефоні для входу, дозвольте доступ до камери й відскануйте власний квиток. Потім скасуйте цей чек-ін.
- Перевірте зв'язок. Сканер звіряє кожен квиток із сервером, тож переконайтеся, що на телефонах є мобільний інтернет або надійний Wi-Fi майданчика.
- Сплануйте потоки. Один сканер спокійно впорається з рівномірним потоком; якщо великий натовп приходить одночасно, відкрийте два-три проходи з окремими телефонами.
- Підготуйте запасний варіант. Перед подією вивантажте список учасників в Excel на випадок, якщо гість не зможе відкрити свою пошту на вході.
Що означає кожен результат сканування і що робити команді?
| Результат на екрані | Що означає | Що робити |
|---|---|---|
| Дійсний — чек-ін виконано | Перше сканування дійсного квитка на цю подію | Пропустити гостя |
| Вже відскановано | Цей код сканували раніше | Попросити документ або звірити зі списком; можливо, це пересланий скриншот |
| Не ця подія | Квиток належить до іншої події в AET | Попросити гостя знайти правильний квиток |
| Не оплачено | Оплата не завершилася | Направити гостя до стійки організатора |
| Повернено | За квиток повернули кошти | Не пропускати за цим квитком |
Між скануваннями камера залишається увімкненою, тож для наступного гостя команді нічого не треба натискати. Помилковий чек-ін можна скасувати, а лічильник показує, скільки квитків перевірено за цю сесію.
Яких помилок найчастіше припускаються на вході?
- Яскравість екрана. Попросіть гостей підняти яскравість: тьмяні екрани сповільнюють сканування.
- Паперові квитки. PDF із листа можна роздрукувати; надрукований код сканується так само, як з екрана.
- Один квиток — одна людина. У замовленнях на місця кожна людина має власний квиток, навіть якщо всі купив хтось один; покупець може переслати кожен лист із квитком.
- Зміни в останню мить. Якщо ви повертаєте кошти за квиток, сканер одразу це позначає, тож робіть повернення до відкриття дверей, а не на вході.
- Приватність. Не залишайте розблокований телефон для входу без нагляду: у ньому виконано вхід у ваш акаунт організатора.
Що дають дані про відвідуваність після події?
Відскановані квитки з'являються в лічильниках розділу реєстрації чи квитків, а вкладка «Огляд» в «Особистому кабінеті» показує відвідуваність поряд із реєстраціями, проданими квитками й виручкою за 7, 30 чи 90 днів або за рік. Ви можете вивантажити учасників в Excel і надіслати форму фідбеку (8 типів відповідей, зокрема оцінка від 0 до 10) зареєстрованим або анонімним гостям.
Коли може знадобитися інший інструмент для чек-іну?
Сканер AET — це сторінка в браузері телефона. Варто розглянути спеціалізовані системи чек-іну, якщо вам потрібен друк бейджів на місці, апаратні сканери чи турнікети, сканування повністю без зв'язку або інтеграції з системами контролю доступу для майданчиків, через які проходять тисячі людей на годину. Великі квиткові платформи, як-от Eventbrite, мають застосунки для організаторів із чек-іном, а спеціалізовані системи управління подіями підтримують принтери бейджів.
Питання й відповіді
Чи потрібно встановлювати застосунок, щоб сканувати квитки?
Ні. Сканер AET працює в браузері телефона на aet.events/qr. Дозвольте доступ до камери й натисніть «Увімкнути камеру».
Чи QR-чек-ін в AET безкоштовний?
Так. QR-квитки та сканер для чек-іну входять у план Free, який коштує $0.
Чи можуть сканувати кілька людей одночасно?
Так. Кожен співадмін може сканувати зі свого телефона. Free дозволяє 1 співадміна на івент, Pro — до 10, плюс власник.
Що буде, якщо хтось покаже той самий QR двічі?
Друге сканування покаже, що квиток уже перевірено, з окремим кольором і звуком, тож команда зможе розібратися.
Чи можна скасувати помилковий чек-ін?
Так. Сканер дає змогу скасувати останній чек-ін.
Чи працює сканер без інтернету?
Розраховуйте на зв'язок. Кожне сканування звіряється з сервером, тож телефонам на вході потрібен мобільний інтернет або Wi-Fi майданчика.
Чи можуть гості роздрукувати квитки?
Так. Квитки з реєстрації приходять у листі разом із PDF, а кожен квиток на місце має вебсторінку з PDF.
Спробувати AET на своїй події
Безкоштовно: сторінка події, реєстрація, QR-квитки й чек-ін. 0% з продажу квитків.