Як зібрати заявки й схвалити учасників перед подією?

Заявки навмисно додають бар'єр. Використовуйте їх, коли правильний склад людей важливіший за кількість:

• воркшопи й буткемпи з обмеженою кількістю місць і потрібним рівнем навичок;
• хакатони й акселератори, де формують команди або відбирають проєкти;
• закриті вечері, салони й нетворкінг-вечори, де кожен гість впливає на атмосферу;
• чутливі події, де вам треба знати, хто прийде (див. інструкцію про приховування місця);
• стипендії чи безкоштовні місця на платній події;
• набір волонтерів на ваші власні події.

Для відкритих мітапів заявки лише зменшують відвідуваність. Там лишайте миттєву реєстрацію.

Питайте лише те, що допомагає ухвалити рішення, і поясніть, як ви вирішуєте. Хороші питання конкретні:

• «Що ви хочете отримати від цього воркшопу?» (довгий текст)
• «Скільки років ви працюєте з X?» (число або вибір)
• «Посилання на портфоліо чи LinkedIn» (текст)
• «Чи зможете ви бути всі три дні?» (так/ні)

В AET форма поєднує стандартні поля (ім'я, прізвище, організація, посада, телефон з позначкою WhatsApp, email, селфі, інша інформація), власні поля 9 типів (текст, довгий текст, число, email, телефон, дата, вибір, так/ні, фото) та опитування під час реєстрації (короткий текст, один варіант, кілька варіантів, так/ні). Позначте обов'язкові поля й перетягніть їх у потрібному порядку.

П'ять-вісім питань — розумний максимум: довгі анкети відсіюють зайнятих людей, а не невідповідних.

Відкрийте подію в режимі Редагування й натисніть лічильник заявок над формою реєстрації. Для кожного заявника ви бачите відповіді з анкети й можете прийняти або відхилити заявку. Також можна вивантажити всі заявки в Excel, щоб оцінювати їх командою.

Поради для чесного відбору:

• Визначте критерії до того, як прочитаєте першу відповідь.
• Призначте дату рішень і вкажіть її на сторінці («рішення до 15 березня»).
• Якщо заявки розглядають двоє, домовтеся про просту шкалу «так / можливо / ні».
• Відмовляйте ввічливо й швидко — люди планують свій час, зважаючи на вашу відповідь.

Кожен заявник отримує email з рішенням.

Якщо увімкнено Платну участь, схвалення запускає лист із посиланням на оплату. Посилання працює без входу в AET. Ви задаєте, скільки годин схвалена людина має на оплату; можна надіслати нагадування й продовжити строк тому, кому потрібно більше часу. Гроші надходять напряму на ваш рахунок plata by mono чи Stripe, а AET бере 0%.

Так ви уникаєте класичної проблеми платних заявок: ніхто не платить до схвалення, і вам не доводиться повертати гроші тим, кому відмовили.

• Якщо увімкнено QR-квитки, схвалені учасники отримують персональний QR-квиток на email і на сторінці події.
• Якщо ви приховуєте місце чи час до певного моменту, їх отримають лише схвалені учасники в момент відкриття.
• Матеріали й Кейси можна відкрити лише зареєстрованим учасникам — для попереднього читання чи домашнього завдання.
• На вході сканер на aet.events/qr перевіряє кожен квиток.
• Після події надішліть форму фідбеку й запросіть учасників у свою спільноту (вони вступлять, лише якщо самі погодяться).

• Google Forms плюс листи вручну підходять для кількох десятків заявок, але кожне рішення, квиток і оплату доведеться копіювати вручну.
• Luma підтримує події зі схваленням учасників і добре підходить для безкоштовних подій спільнот (актуальні умови для платних квитків уточнюйте в їхньому прайсі).
• Спеціалізовані платформи для заявок (для грантів, акселераторів) мають рубрики оцінювання, кілька раундів розгляду й розподіл заявок між рецензентами — в AET цього немає.

AET добре підходить, коли вам потрібні заявки, рішення, оплата й квитки в одному потоці для групи розміром з одну подію.